Zapowiedź telefoniczna – Profesjonalne przywitanie klientów

Centrala telefoniczna to nie tylko świetne narzędzie ułatwiające codzienną pracę. Potraktuj ją jako swojego nowego pracownika, który odbiera telefony, pomaga klientom i jest odpowiedzialny za pozytywny wizerunek Twojej firmy. Podejdź do tego odpowiedzialnie – to Ty decydujesz co będzie mówił, w jaki sposób i… jakim głosem.

Rola zapowiedzi telefonicznych i komunikatów głosowych

Kobieta czy mężczyzna? 30 lat, a może raczej 50? Język polski czy angielski? To od Ciebie zależy jaki głos będzie witał dzwoniących do Ciebie klientów. Zapowiedzi telefoniczne są dla firmy bardzo ważnym elementem wizerunkowym. Ich staranne przygotowanie może zachęcić klientów do kontaktu lub wręcz przeciwnie – skutecznie ich odstraszyć. O czym pamiętać przy wyborze zapowiedzi telefonicznej? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz poniżej!

Głos, który reprezentuje Twoją firmę

Na wizerunek firmy składa się naprawdę wiele czynników. Często również tych, o których zapominamy i do których podchodzimy w nieco obojętny sposób. Na szczęście coraz więcej firm dostrzega wartość jaką niesie ze sobą centrala telefoniczna. Jednak tylko część z nich przykłada wagę do jej właściwego przygotowania. To duży błąd! Dobrze opracowana infolinia nie tylko usprawnia pracę poszczególnych działów firmy, ale również stanowi dla niej świetną wizytówkę. W końcu to często pierwsze miejsce, w którym klient “styka” się z przedsiębiorstwem. A pierwsze wrażenie robi się tylko raz. Klient, który usłyszy miły, często dobrze znany głos (lektorzy, z których usług można skorzystać to najczęściej profesjonaliści z ogromnym doświadczeniem, znani z radia i telewizji) i dobrej jakości zapowiedź czuje, że dodzwonił się do kompetentnej firmy.

Statystyki jasno pokazują, że 60% dzwoniących rozłącza się, nie słysząc powitania. Zrób wszystko, aby ich zatrzymać!

Co powinna zawierać zapowiedź w centrali telefonicznej?

Profesjonalne przygotowanie zapowiedzi centrali telefonicznej, powinno nie tylko uwzględniać dopasowanie głosu lektora do charakteru działalności firmy, ale również przygotowanie przemyślanej treści komunikatu. Zadbaj o to, aby były to przede wszystkim informacje, które są naprawdę przydatne. Pamiętaj o takich elementach jak:

• powitanie
  „Dzień dobry, dodzwoniłeś się do firmy XYZ”

Przywitaj klientów grzecznym “Dzień dobry” lub mniej formalnym “Witaj”. Pamiętaj, żeby podać nazwę swojej firmy! Wiele osób może wyjść z założenia, że klient wie gdzie dzwoni, aczkolwiek powitanie może się okazać jedynym miejscem, w którym będziesz miał szansę użyć nazwy swojej firmy.

• informacja o nagrywaniu rozmowy
  „Informujemy, że w trosce o świadczenie najwyższej jakości, rozmowy mogą być nagrywane. Jeśli nie zgadzasz się na rejestrowanie rozmowy – rozłącz się.”

Jeśli dzwoniący do Ciebie klienci będą nagrywani, musisz ich obowiązkowo o tym poinformować.

• menu w formie drzewka
  „Wybierz interesujący cię temat”

Jeśli Twoje menu składa się z drzewka, podaj komunikat o możliwości wyboru opcji menu. Możesz również od razu przejść do wymieniania elementów menu np. “Aby połączyć się z działem handlowym, wciśnij 1”. Jeśli Twoja odpowiedź nie zawiera rozbudowanego menu, podaj informację o oczekiwaniu na połączenie.

• godziny pracy
  „Niestety w tej chwili biuro jest nieczynne. Prosimy o kontakt w godzinach pracy, od poniedziałku do piątku od 8:00 do 16:00”

A co w przypadku, gdy biuro jest już nieczynne? Wtedy klient musi otrzymać informację na temat tego, kiedy może kontaktować się ponownie i w jakich godzinach. Ważne, aby dowiedział się kiedy ktoś rozwiąże problem, z którym dzwoni.

• dodatkowe informacje
  „Zapraszamy na naszą stronę internetową: www.xyz.pl”

Na koniec warto podać adres internetowy strony. Potraktuj to jako formę dodatkowej reklamy.

Jak wybrać odpowiedniego lektora do zapowiedzi telefonicznej?

Kiedy już zrozumiesz, jak ważna jest zapowiedź telefoniczna, nadszedł czas, by dowiedzieć się, jak wybrać lektora, który najlepiej odzwierciedli wartości Twojej firmy.

Najlepiej, gdy głos lektora jest spójny z charakterem Twojej działalności. Jeśli jesteś firmą technologiczną, może być to głos młody i dynamiczny. Jeśli działasz w branży medycznej, lektor powinien brzmieć profesjonalnie i pewnie.

Wybór lektora to nie tylko kwestia płci i wieku, ale także sposobu w jaki przekazuje treść. Istotne jest, aby głos lektora oddawał ton Twojej firmy i budował odpowiednią atmosferę.

Monitoruj skuteczność Twojego powitania telefonicznego

Po wdrożeniu nowej zapowiedzi telefonicznej nie zapominaj o monitorowaniu jej skuteczności. To ważne, aby dostosować się do reakcji klientów i ulepszać swoją infolinię.

Śledź, jakie opcje menu wybierają klienci i czy trafili do odpowiedniego działu. Jeśli zauważysz powtarzające się błędy, możesz dostosować menu, aby ułatwić nawigację.

Dodatkowo, zbieraj opinie klientów na temat zapowiedzi. Czy brzmi ona przyjaźnie i klarownie? Czy klientom jest łatwo zrozumieć informacje? Odpowiedzi na te pytania pozwolą ci doskonalić swoją infolinię i zwiększyć jej skuteczność.

Jak widzisz, zapowiedzi głosowe w ramach infolinii to naprawdę ciekawe zagadnienie, które ma ogromny wpływ na wizerunek Twojej firmy. W VoiceFlow dzięki współpracy ze studiem nagraniowym RPM Sound&Voices możemy zaproponować CI realizację nagrań do central telefonicznych. Zapowiedzi czytane są przez zawodowych lektorów i realizowane w profesjonalnym studio. Więcej informacji na naszej stronie: Zapowiedzi głosowe dla firm