Nagrywanie rozmów VoiP dla firm
W czasach gdy nagrywanie rozmów na smartfonach stało się bardzo trudne lub wręcz niemożliwe z pomocą przychodzi centrala telefoniczna w chmurze. Nagrywanie połączeń to jedna z funkcjonalności centrali telefonicznej Cloudflow 2.0 dostarczanej Klientom Voiceflow.
Wypróbuj za darmoZobacz, co zyskasz dzięki nagrywaniu połączeń ?
- Zapewnij bezpieczeństwo sobie i swoim pracownikom
- Zapobiegaj pomyłkom i utracie danych
- Sprawdź jakość obsługi klienta w Twojej firmie
- Zwiększ komfort pracy pracownikom w dziale obsługi klienta
Jak działa nagrywanie połączeń ?
W przypadku połączeń przychodzących, połączenia kierowane są do centrali telefonicznej w chmurze, która poza zarządzaniem połączeniami, zbieraniem statystyk także nagrywa rozmowę, która jest przekazywana na aparat telefoniczny lub aplikację softphone. W przypadku połączeń wychodzących wygląda to podobnie. Połączenie z aparatu telefonicznego lub aplikacji softphone jest kierowane do centrali telefonicznej w chmurze by nagrać rozmowę, a następnie jest przekazywane do abonenta końcowego za pomocą platformy operatorskiej Voiceflow.
Nagrywanie rozmów w chmurze
Centrala telefoniczna w chmurze nagrywa połączenie w czasie rzeczywistym, a nagrana rozmowa jest gotowa do odsłuchu od razu po zakończeniu połączenia. Nagrane rozmowy są dostępne w panelu on-line centrali telefonicznej poprzez przeglądarkę www. W panelu możemy odsłuchać rozmowę dzięki wbudowanemu odtwarzaczowi oraz możemy pobrać nagranie na nasze urządzenie by je zachować.
Dodatkową funkcjonalnością, z której korzystają nasi Klienci jest wysyłanie kopii nagrania na wskazany i posiadany przez Klienta serwer lokalny lub chmurowy. Wysłanie nagrania następuje natychmiast po zakończeniu rozmowy, a w nazwie pliku dźwiękowego zaszyty jest numer rozmówcy oraz data połączenia. Centrala Cloudflow 2.0 może także po każdej rozmowie nagranie wysłać na wskazany adres mailowy.
Voiceflow standardowo na swoich serwerach przechowuje nagrania przez 3 miesiące, jednocześnie czas ten może zostać dowolnie wydłużony zgodnie z wytycznymi Klienta. Nagrania są przechowywane na terenie Unii Europejskiej, dzięki czemu spełniamy wytyczne RODO.
Centrala telefoniczna Cloudflow 2.0 w ramach nagrywania rozmów ma jeszcze jedną bardzo ważną funkcjonalność: konfigurację rejestratora. Możemy wybrać, które stanowiska telefoniczne, grupy użytkowników lub kolejki połączeń przychodzących obejmuje nagrywanie. Dzięki temu możemy zdecydować czy chcemy nagrywać np. połączenia wewnętrzne lub rozmowy osób zarządzających organizacją.
W centrali Cloudflow 2.0 możemy także ustawić poziomy dostępu do nagrań poprzez platformę on-line. Część pracowników nie będzie miała w ogóle dostępu do zarejestrowanych połączeń, będą widzieć jedynie wykaz połączeń odebranych, wybieranych oraz porzuconych do oddzwonienia. Inna grupa pracowników może widzieć i odsłuchać jedynie swoje nagrania połączeń. Z kolei kadra nadzorująca i zarządzająca może odsłuchiwać wszystkie nagrania w ramach systemu telefonicznego.
Czy nagrywanie połączeń jest legalne ?
Gdy nagrywamy połączenia jedynie na własny użytek jest to w pełni legalne oraz nie musimy informować o tym rozmówcy. Gdy chcemy natomiast użyć nagrania na przykład jako dowód w sprawie musimy uprzedzić o rejestrowaniu połączenia by dzwoniący pozostając „na linii” wyraził na nie zgodę. W centrali telefonicznej Cloudflow 2.0 komunikat o nagrywaniu połączeń umieszczamy w trakcie wygłaszania zapowiedzi powitalnych. W przypadku braku poinformowania o nagrywaniu połączeń oraz udostępnienia nagrania np. w sądzie jako dowód, nagrywającemu grozi pozew o naruszeniu dóbr osobistych.
W jakim celu służy nagrywanie rozmów?
99% naszych Klientów nagrywa połączenia oraz przechowuje je przez minimum 3 miesiące. W przypadku zawierania umów telefonicznych nawet do 2 lat. Zarejestrowane rozmowy wykorzystywane są wewnętrznie do badania jakości obsługi klienta oraz jako materiał szkoleniowy w celu rozwoju kompetencji pracowników rejestracji pacjentów, infolinii, Call Center czy sekretariatu. Kolejnym celem nagrywania rozmów jest aspekt bezpieczeństwa oraz jako argument w sporach z pacjentem lub klientem. Zdarza się także wykorzystanie nagranych rozmów jako dowód w sprawie sądowej.
Czy warto nagrywać połączenia?
Doświadczenia naszych Klientów wskazują, że zdecydowanie tak. Nagrane połączenia są polisą ubezpieczeniową w przypadku sporu. Nagranie może zostać wykorzystane jako argument broniący pracownika naszej rejestracji pacjentów, infolinii, Call Center lub sekretariatu. Może posłużyć także jako bezcenny dowód w przypadku gdy sprawa trafi do sądu.
Dzięki nagraniom połączeń możemy także ewaluować pracowników telefonicznej obsługi pacjenta lub w klienta w obszarze jakościowym. Dzięki nagraniom rozmów możemy zidentyfikować deficyty zarówno w umiejętnościach jak i znajomości oferowanej usługi. Nagrane rozmowy to bezcenny materiał do rozwoju prawników, a co za tym idzie zwiększenia jakości obsługi oraz profesjonalnego wizerunku.
Wypróbuj za darmo
Wypróbuj funkcjonalność centrali telefonicznej Cloudflow 2.0.
Dział techniczny Voiceflow przygotuje dla Ciebie darmową wersję demonstracyjną systemu telefonicznego z pełną funkcjonalnością centrali telefonicznej oraz dedykowanym numerem VoIP do wykonywania i odbierania połączeń. Centrala posiada wbudowaną aplikację softphone do realizacji połączeń, dzięki której nie będziesz potrzebował żadnych dodatkowych urządzeń.
Inne usługi centrali telefonicznej
Monitorowanie rozmów
Dzięki funkcji monitorowania rozmów możesz na bieżąco kontrolować pracę swoich konsultantów zarówno pod kątem ilościowym, jak i jakościowym.
Zobacz więcejAktywna lista połączeń
Dzięki funkcji aktywnej listy połączeń nieodebranych i porzuconych dowiesz się, kiedy klient opuścił kolejkę połączeń oczekujących, na którym był miejscu w kolejce.
Zobacz więcejNagrywanie połączeń
Dzięki funkcji nagrywania połączeń otrzymasz poprzez przeglądarkę internetową łatwy dostęp do nagrań dla wybranych numerów i użytkowników.
Zobacz więcej