Infolinia dla Pacjentów w przychodni

Częstym przypadkiem w obsłudze telefonicznej pacjentów są problemy z możliwością dodzwonienia się. Zwykle towarzyszy temu sygnał zajętości lub odrzucenie połączenia. Najczęstszym powodem tzw. „wąskiego gardła” jest źle zaprojektowany system telekomunikacyjny oraz ograniczenia w ilości jednoczesnych połączeń wynikających z usług obecnego operatora telefonicznego.

W odpowiedzi na potrzeby sektora usług medycznych zaprojektowaliśmy kompletny system telefoniczny dedykowany recepcjom, których zadaniem jest odbieranie wielu połączeń oraz rejestrowanie pacjentów i umawianie ich na wizytę.

Nasz system umożliwia stworzenie profesjonalnej infolinii, która sprawi, że wszyscy pacjenci będą dodzwaniać się do przychodni i będą umawiani na wizyty, a poziom skarg spadnie do minimum. Co więcej jest on dużo tańszy niż wykorzystywanie tradycyjnych central telefonicznych (stacjonarnych).

Jak to wygląda w praktyce:

Telefonia VoIP pozwala na nieograniczoną ilość jednoczesnych połączeń na jednym numerze telefonu, co jednocześnie eliminuje sygnał zajętości. Dedykowana i odpowiednio skonfigurowana centrala telefoniczna zarządza ruchem telefonicznym co pozwala posiadać jeden główny numer telefonu i na nim zbudować infolinię. Dzięki naszemu systemowi dzwoniący pacjent usłyszy profesjonalną, wcześniej nagraną zapowiedź i będzie mógł dokonać wyboru, na który wewnętrzny numer będzie przekierowane jego połączenie czy ma po prostu chce czekać na połączenie z recepcją. Pacjent czekając na połączenie zostaje umieszczony w kolejce z innymi pacjentami. Co jakiś czas otrzymuje także informację o miejscu w kolejce i przybliżonym czasie oczekiwania. System kierujący ruchem przełączy pacjenta do pierwszej wolnej recepcjonistki. Nasze rozwiązanie jest w stanie zidentyfikować pacjenta po numerze telefonu i pokazać na monitorze wszystkie potrzebne dane do rozpoznania i zapisania pacjenta na wizytę.

Rozwiązanie to sprawi, że wszyscy dzwoniący pacjenci się dodzwaniają, a praca recepcjonistek staje się bardziej efektywna. Czas obsługi telefonicznej skraca się, co pozwala na obsłużenie większej liczby połączeń. System umożliwia generowanie statystyk, dzięki którym można zobaczyć czy obsługa telefoniczna jest wystarczająca i przewidzieć okresy, w których ruch jest większy.

Główne funkcjonalności systemu:

  • Profesjonalna zapowiedź z możliwością wyboru i przełączania do dowolnego działu (IVR)
  • Zróżnicowanie zapowiedzi w zależności od pory dnia i dnia tygodnia z dowolną informacją dla pacjentów, np. o godzinach otwarcia
  • Kolejkowanie połączeń przychodzących z informacją o miejscu w kolejce i czasie oczekiwania
  • Obsługa wielu połączeń jednocześnie oraz brak sygnału zajętości za pomocą jednego głównego numeru telefonu
  • Panel podglądu ruchu telefonicznego na żywo z informacjami o ilości rozmówców czekających w kolejce, średnim czasie oczekiwania na połączenie, etc.
  • Dokładne statystki ruchu telefonicznego pomocne w dobieraniu zasobów ludzkich

 

Korzyści:

  • zwiększenie liczby umawianych pacjentów
  • jeden główny numer z infolinią kierującą ruchem telefonicznym do właściwych odbiorców
  • możliwość generowania raportów o ilości wszystkich połączeń i analiza „wąskich gardeł”
  • dopasowanie zatrudnienia i obszaru pracy na podstawie dostępnych statystyk ruchu telefonicznego
  • zwiększenie komfortu pracy recepcjonistek
  • funkcja przełączania połączeń na wybrany numer wewnętrzny (połączenie darmowe) oraz telefon komórkowy, zwiększająca dostępność pracowników przychodni

 

Zapraszamy do kontaktu!

Spośród innych operatorów wyróżnia nas to, że znamy osobiście każdego klienta, dlatego skontaktuj się z nami i umów na spotkanie podczas którego powiesz nam czego potrzebujesz a my sprawdzimy jak możemy Tobie pomóc.

NASI PARTNERZY