1. Problem:

W przypadku przychodni największym wyzwaniem stała się telefoniczna rejestracja wizyt. Przez nadmiar telefonów pacjenci nie mogli się dodzwonić, w rezultacie wielu z nich rezygnowało z zapisów. W przychodni nie istniał jeden wspólny numer, nie było również możliwości przełączania rozmów do poszczególnych gabinetów lekarskich.

2. Zaproponowane rozwiązania:

Idealnym wsparciem dla przychodni okazała się centrala telefoniczna w chmurze obsługująca telefonię VoIP. Wprowadziliśmy kolejkowanie rozmów wraz z odliczaniem czasu połączenia i informacją o miejscu w kolejce oraz jeden główny numer z możliwością przełączania rozmówcy. Pracownicy przychodni otrzymali również dostęp do specjalnego panelu administratora pokazujący aktualny ruch telefoniczny oraz ilość połączeń czekających w kolejce.

3. Efekt końcowy:

Dzięki wdrożonym przez nas rozwiązaniom znacznie wzrosła liczba umawianych wizyt, co skutkowało zwiększeniem zadowolenia wśród pacjentów. Zwiększył się komfort pracy recepcjonistek, których pracę ułatwił jeden główny numer z infolinią kierującą ruchem telefonicznym. Przychodnia otrzymała również możliwość generowania raportów o ilości wszystkich połączeń i analizę tzw. „wąskich gardeł”, dzięki czemu znacznie usprawniła się jej praca.