VoIP dla Twojej firmy – korzyści z nagrywania rozmów

W obecnych czas, gdzie duża liczba pracowników pracuje ze swojego domu, spotkania twarzą w twarz zostały zastąpione połączeniami telefonicznymi VoIP. System VoIP już od dłuższego czasu jest niezbędnym narzędziem do komunikowania się. Większość z nas nawet nie jest świadoma, że na co dzień korzysta z systemu VoIP, który znajduje się w popularnych komunikatorach jak Skype czy innych podobnych narzędziach. W świecie biznesu ta forma komunikacji jest również ważna. Ludzie muszą uzgadniać ze sobą zadania, pracować z różnymi klientami, którzy funkcjonują w różnych strefach czasowych oraz efektywnie porozumiewać się przez telefon. Wszystko to pokazuje jak bardzo ważne w świecie biznesu jest nagrywanie rozmów VoIP.

Jeżeli nie nagrywasz rozmów telefonicznych to nie wiesz, co się dzieje podczas nich. Nie masz wtedy możliwości kierowania pracownikami oraz potencjonalnymi klientami. Chcesz sprawniej prowadzić swój biznes? Zastanów się nad opcją nagrywania rozmów.

W artykule przeanalizujemy, czym jest nagrywanie rozmów VoIP, jak to działa i ile kosztuje oraz dlaczego to właśnie Twoja firma powinna zacząć z niego korzystać.

Czym jest nagrywanie rozmów VoIP?

Nagrywanie rozmów VoIP jest metodą nagrywania dźwięku rozmowy telefonicznej poprzez chmurę. W porównaniu do tradycyjnego nagrywania rozmów, który działa z tradycyjną linią telefoniczną, nagrywanie rozmów VoIP działa w każdej sytuacji. Zatem nagrywanie połączeń VoIP przyniesie ze sobą wiele korzyści niezależnie od tego, czy firma jest mała bądź korporacyjna, szczególnie gdy korzysta z nagrywania call center.

Jeżeli nie posiadasz właściwych narzędzi to nagrywanie rozmów może być dość trudne. Dlatego ze swoim rozwiązaniem przychodzi system nagrywania rozmów VoIP, dzięki któremu możesz z łatwością rozwiązać ten problem i skorzystać z możliwości szybkiego i zrozumiałego włączenia funkcji nagrywania rozmów na wszystkich poziomach.

Jak działa nagrywanie rozmów VoIP?

Do nagrywania rozmów VoIP możemy skorzystać z dwóch różnych metod – aktywnej oraz pasywnej. Pierwsza z tych metod jest bardziej powszechna na rynku.

A więc jak działa aktywne nagrywanie? Ma ono miejsce, gdy oprogramowanie, które jest używane do nagrywania telefonu jest częścią aktualnej rozmowy i jej „słucha”. W porównaniu do zwykłego nagrywania rozmów, nagrywanie rozmów VoIP nie wymaga żadnych szczególnych warunków. Zazwyczaj jest to już wbudowana funkcja oprogramowania służąca do nagrywania rozmów. Żeby nagrać rozmowę VoIP przez większą część czasu wystarczy jedynie kliknąć przycisk bądź włączyć konkretne ustawienie.

Nagrywanie połączeń można włączyć dla wybranych lub wszystkich pracowników i to samo tyczy się rozmów telefonicznych – można nagrywać wszystkie lub niektóre z nich. Po nagraniu takiej rozmowy można ją zapisać w formie pliku audio i odsłuchać w każdej wolnej chwili.

Zalety nagrywania rozmów VoIP

W powyższej części artykułu przedstawiliśmy, czym jest nagrywanie rozmów VoIP i jak ono działa. Czas przyjrzeć się zaletom korzystania z rejestratora rozmów VoIP.

1. Rozpoznaj obszary problemowe

Nagrywając rozmowy, dokładnie wiesz, co Twoi pracownicy przekazują klientom przez telefon. Będziesz wiedział w jaki sposób przekazują treści i jaki jest ich ton głosu. Pomaga to w zidentyfikowaniu prawdopodobnych problemów z komunikacją z zespołami obsługi klienta lub sprzedaży.

Nagrywanie rozmów pomaga również w sprawdzeniu, jak klienci reagują na określone zwroty i style komunikacji jakimi posługują się Twoi pracownicy. Taka informacja może być przydatna do utworzenia skryptów pomocnych dla działu sprzedaży a ciągłe doskonalenie sposobu komunikacji sprzedawcy bądź przedstawiciela handlowego z klientem, pomoże poprawić satysfakcję klienta. 

2. Przechowuj szczegółowe zapisy połączeń

Nagrywanie rozmów oraz ich archiwizowanie w CRM lub innych systemach informacyjnych może być przydatne dla Twoje firmy. Nagrane rozmowy mogą pomóc sprzedawcy bądź przedstawicielowi handlowemu w odwołaniu się do szczegółów zawartych w rozmowie.

Podczas rozmowy z klientem sprzedawca stara się odgrywać aktywną rolę w słuchaniu go. Jednak robienie notatek podczas rozmowy i skupianiu się na tym, co mówi nasz rozmówca może być bardzo trudne dlatego nagrywanie rozmów może nam w tym pomóc. Nagrywanie rozmów pozwala poświęcić całą uwagę na tym, co mówi klient a sprzedawca po zakończeniu rozmowy może ją odsłuchać i zanotować najważniejsze rzeczy.

3. Ulepszaj swoje kampanie marketingowe

Nagrania rozmów są również pomocne dla Twojego zespołowi marketingowemu w zrozumieniu różnych typów klientów. Pomaga w rozeznaniu się z jakimi problemami spotykają się klienci i co uważają za pozytywne oraz w usprawnieniu kampanii marketingowych. Marketerzy mogą się posługiwać nagraniami w celu uchwycenia słów kluczowych, które mówią klienci podczas rozmowy i w lepszym zoptymalizowaniu reklamy.

4. Odzyskaj utracone szczegóły

Czasami w biurze panuje głośna atmosfera. Klient przekazuje nam informacje, inni przedstawiciele rozmawiają, aktywnie słuchają a nawet próbują w tym samym czasie rozwiązać problem, który właśnie przedstawia im klient. Dlatego możliwość ponownego odsłuchania rozmowy jest bardzo cenną wartością dla Twojej firmy a szczególnie wtedy, kiedy sytuacja jest niejasna. Dzięki odsłuchaniu wiadomości można z łatwością odszukać źródło nieporozumień i znaleźć najlepsze rozwiązanie problemu.

5. Obserwuj swoje słowa

Niezależnie od tego, jaki rodzaj działalności prowadzisz to pozyskanie nowego klienta jest o wiele trudniejsze i droższe niż utrzymanie już obecnego. Najlepszym sposobem na utrzymanie klienta jest dobrze sprawowana obsługa klienta a bardzo często zależy ona od tego, jak zwracamy się do klienta.

Bardzo ważne jest aby poznać swoich klientów, ich historii oraz by dowiedzieć się czego unikać w rozmowie aby nasz klient pozostał z uczuciem wysłuchania go i w jak najlepszym zrozumieniu jego problemu.

6. Poznawaj historie swoich klientów

Część osób zadzwoni do Twojej firmy w poszukiwaniu pomocy a inni zadzwonią, by pochwalić się doświadczeniami, jakich doświadczyli z produktem lub usługą, którą im zaoferowałeś. Przekażą informację, jak dany produkt im pomógł i dlaczego to akurat Ciebie wybrali.

Nagrywając rozmowy oraz uzyskując zgodę od klienta na przedstawieniu jego sukcesu z Twoim produktem czy usługą w swoich kampaniach reklamowych możesz zbudować zaufaną markę.

7. Zapewniaj o jakości

Dzięki nagranym rozmowom łatwiej jest ocenić poziom zadowolenia klientów, ale również jakość pomocy, jaka jest przekazywana drogą telefoniczną.

Pomaga to w dostosowaniu i ulepszeniu sposobu rozmowy jakim posługują się Twoim agenci.

8. Stale ulepszaj swoje usługi

Nagrywanie rozmów to skuteczny sposób na sprawdzenie jak bardzo zadowoleni są nasi klienci, czy pojawiają się powracające problemy oraz możesz zweryfikować mocne i słabe strony swoich pracowników.

Nagrywanie rozmów pomaga usprawnić komunikację pomiędzy pracownikiem a klientem. Rozmowy te dostarczają wskazówki dotyczące tego, jak więcej sprzedawać i jak lepiej oferować usługę klientowi. Jest to również bardzo dobre narzędzie do wychwycenia stylu komunikacji agentów, co pozwala zaoferować im lepszą naukę.

9. Przekazuj swoim agentom opinie

Zarówno Ty jak i Twoi pracownicy możecie wysłuchać nagranej rozmowy, co pozwala na bardzo szczegółowe omówienie wszystkich jej aspektów. Co za tym idzie? Lepsza informacja zwrotna dla Twojego pracownika aby mógł udoskonalać swoją pracę z klientem przez telefon.

10. Usprawniaj pracę nowych agentów

Udostępniając nagrania rozmów nowym agentom usprawni to ich pracę od samego początku. Korzystając z nagrań będą mogli słuchać swoich kolegów i dostosowywać się do potrzeb klientów. Dzięki nim uzyskają cenny wgląd w to, co powinni robić a czego nie, podczas rozmów z klientami.

11. Rozwiązuj konflikty między pracownikiem a klientem

Powrót do nagrania oraz wychwycenie w nim źródła nieporozumienia między klientem a pracownikiem może pomóc w rozwiązaniu aktualnie występującego nieporozumienia. Wysłuchanie niejasnej rozmowy pomaga w podjęciu decyzji jak rozwiązać problem.

12. Przestrzegaj norm prawnych

Niektóre kraje mogą wymagać nagrywania rozmów głosowych i przechowywania ich przez określony czas. Nagrywanie rozmów telefonicznych jest świetnym sposobem na ochronę firmy oraz pracowników przy ewentualnym sporze z klientem.